Modul 6 – Budget och Verksamhetsutveckling
Skapa långsiktig framgång genom att koppla ihop strategi med verksamhetsutveckling och budget
Ett årshjul innehåller ofta två centrala processer, nämligen strategi- och budgetprocess, som bör vara starkt integrerade med varandra.
När strategin omvandlas till konkret verksamhetsutveckling så blir det naturliga steget att planera budgeten utifrån verksamhetsbehovet och dess finansiella ramar. Här provtrycks nu hur strategin i praktiken kan förverkligas genom budgetarbetet.
Vi fördjupade oss i budgetens roll som ett strategiskt verktyg för att styra och utveckla verksamheten. Deltagarna fick en genomgång av olika budgeteringsmetoder och hur dessa kan användas för att planera och följa upp verksamhetens ekonomiska mål.
En viktig del av diskussionen handlade om vikten av att först fokusera på verksamhetsutveckling innan vi går in på siffrorna.
För att skapa långsiktig framgång behöver verksamheten anpassas efter kundens, gästens eller vårdtagarens behov. Det handlar om att förstå vad vi ska göra och hur vi ska göra det för att möta marknadens och målgruppens förväntningar på bästa sätt och kräver en aktiv utveckling av produkter, tjänster och arbetsprocesser.
Vi lyfte även vikten av att inkludera fler i budgetarbetet för att säkerställa att det inte uppstår ett glapp i förståelsen från den operativa verksamheten. Genom att involvera flera nyckelpersoner i organisationen så får vi ett bredare perspektiv och en tydligare förankring.
Hur ser framgången ut och hur känns den?
En av fördelarna av att arbeta med en stark förankring av strategin och dess verksamhetsuteckling är att det hjälper till med att
tydliggöra målen för verksamheten. Här fick deltagarna träna på att:
a) Sätta mål som är viktiga för att lyckas med strategin
b) Beskriv hur framgången ska se ut genom nyckeltal
c) Beskriv hur dina kunder ger dig feedback när verksamheten utvecklas enligt deras behov
d) Beskriv hur den ska kännas när vi överträffar våra mål
Från siffror och teori till praktik och aktiviteter
Hur kan vi gå ifrån ett arbete med budgeten som fokuserar på kostnadsbesparingar till konkret verksamhetsutveckling?
En av de utmaningar som budgetarbetet kan leda till är att vi för snabbt börjar hantera våra kostnader och därmed begränsar oss
avseende hur vi kan utveckla vår verksamhet. Vi genomförde praktiska övningar där deltagarna fick arbeta med budgetering inom
olika områden av verksamheten. Syftet var att omvandla teori till praktik genom att utveckla realistiska budgetar för specifika delar som
försäljning, kontorsutveckling, HR, produktion, logistik, ekonomi, omsorg och inköp.
Deltagarna fick analysera verksamhetens behov för att ta fram budgetförslag som på ett balanserat sätt speglar både strategiska
ambitioner och operativa krav. Här såg vi vikten av kopplingen mellan strategi och verksamhetsutveckling genom budgetarbetet.
Verksamhetsutveckling blir ett verktyg för att styra och utveckla verksamheten samt för att bygga basen för uppföljning och kontroll i budgeten. Just i detta moment hade vi fokus på hur man skapar en budget som gör verksamheten mer effektiv och tydliggör kundernas, gästernas eller vårdtagarnas behov.
Arbetet i grupperna gav också praktisk vägledning i hur budgetprocessen kan integreras i den övergripande verksamhetsutvecklingen.
I stället för att se budgeten som enbart ett finansiellt redskap, diskuterades hur den kan fungera som ett strategiskt styrmedel för att
uppnå långsiktiga mål, förbättra resursfördelningen och driva innovation.
Genom att göra budgeten till en central del av verksamhetsuppföljningen så kan den bidra till hållbara och framåtblickande resultat, snarare än att vara en statisk plan som enbart bygger på historiska data.